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【 メール処理術 】気を付けるべきポイント3選!

2021年8月7日

 

こんにちは~、kloloです(^^)

薬局で日々働いている現役薬剤師です。

 

ブログを通して私のアウトプットが読者様の何か気づきに繋がればと思い綴らせていただきます。

 

今日の内容は5分位で読んでいただける記事だと思いますので、最後までお付き合いいただけると嬉しいです。

よろしくお願いします♪

 

それでは、さっそくいきましょう!今回、勉強した書籍はこちらです。

 

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか
作者:平野 友朗 様
電子第1版発行: 2017年3月21日

 

下記、目次順に記事を書いていきたいと思います。

 

書籍を選んだ理由

 

私がこの書籍を選んだ理由として、以下の3つです。

 

ポイント

① 、返信相手に気を使いすぎてしまい、悩んでしまうから

②、論時間がかかり他の作業に支障をきたすから

③、メールの書き方について、勉強してこなかったから

 

私は、仕事でメールを扱う時に「 この挨拶文だと相手にどう思われるかな?失礼にあたるかな? 」など変に意識してしまい、時間がだんだんと過ぎていく、、。

 

「 送信メールの考え方や書き方を学んでこなかったなー 」

「 また返信に時間を取られてしまう、、 」

「 少しでも時間を確保するにはどうしたらいいんだろう? 」

と思っていました(>_<)

 

その時に、今日ご紹介する書籍に出会いました。時間を作りたい方!必見だと思います。

 

というわけで、以下の方にとてもおすすめです!

 

おすすめな人

 

ポイント

・メール返信時間を削減したい人

・ビジネスメールの考え方を知りたい人

・返信(送信)に悩んでしまう人

 

今回、この記事を読んでいただくことで、

 

「 仕事が速い人≒メールが速い人は、〇〇を意識しているんだ! 」

「 メールを書く時、〇〇を抑えておけばオッケーなんだ 」

 

など、現場での活用や気づきになれば嬉しいです(^_-)-☆

 

ポイント

 

私なりに読んだ感想として、書籍より3つポイントを挙げてみました!

 

①、メール処理時間を意識する!

  = 読む時間×通数+書く時間×通数

 

例)1日平均30通のメール受け取り返信を15件、読む時間1分、書く時間5分と仮定した場合

1分×30通+5分×15通 =105分( 1時間45分 ) になる。

こうやって分解して考えると自分がどこに時間がかかっているのか分かりやすいですね!

また、そもそもメールを減らすにはどうすれば良いか?も併せて考えられます。

 

「 実践していること 」

・出勤時、昼、帰りの1日3回だけメールを見るように時間を設定した。そして、確認する時間に一心不乱にまとめて返す。

・パソコンのメール通知をOFFにして気にならないようにする

・2度、3度読みをやめて1回読みに全集中する!

 

「 感じたこと 」

★最初はメールが来ているか気になっていたが、目の前のことに集中できて効率が上がった。

★メールで重要、要返信とかあってもそこまで急じゃないことが多いと感じた( 緊急なら電話がかかってくるでしょうし、、 )。

★現状では、そこまで受信メールが多くないが5~10分くらい以前より削減できてる。

 

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②、速い人の発想法をマネしよう!

  主導権、ムダを排除、優先順位、先回り思考

 

・主導権を握る

自分からコミニケーションを取り、先手を打って行く。期限を過ぎたら返信待ちで過ごさない。

・ムダを排除

段取りを徹底して発生するムダを無くす。メールに掛ける時間を極力省くにはどうするかを考える。

・優先順位

著者曰く、内容を把握したらすぐに取り掛かる方が効率的とのこと。メールが届いた順番に淡々と返していく。

・先回り思考

相手が考えていることを想像して、「 返信内容+α 」で相手からの次の返信を省けるようにする。

 

私にとって、全部すぐ使える!の連続でした。

 

「 実践していること 」

★進捗確認( メールフォルダ )を作成して、期日があるものやどうなったか知りたいものを入れるようにしました。

相手に返信しっぱなしにすることをやめて、状況によって自分から確認しに行くことにしています。上司、部下関係なく実践中です。

 

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③、メール構成要素はここに注意!

  宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結び、署名

 

要旨、詳細以外は、定型文を作って時間を削減する。

 

宛名

名字+様( フルネーム+様 でも可 )。

社外の人 → 社内 の順番で書く。

挨拶

社外の人には「 いつもお世話になっております 」。

相手との関係性で「 おはようございます 」「 お疲れ様です 」でもOK。

名乗り

相手が社外の人なら「 社名+名字 」が一般的。

社内なら「 名字のみ」または「 部署名+名字 」でOK。

・結び

定番は、「 よろしくお願いいたします 」

内容を確認してほしい場合は、「 ご確認よろしくお願いいたします 」

・署名

最低限入れておきたい項目 ↓

社名、部署名、本人フルネーム、会社の住所・郵便番号、電話番号、ホームページURL、自身のメールアドレス

 

「 実践していること 」

★使える定型文は、単語登録して文字をうつことを減らしています。

例)せわ → 「 〇〇さん、いつもお世話になっております。 」

 

★署名は、メール設定から新規作成時、返信時に自動で入るように設定をしています。

見やすいようなビジュアルにも気を付けています。

 

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これ、いいね♪

 

上記のポイント以外で、日々に取り入れようと思ったのでより強く意識しています。

 

それが、 相手の心に刺さる言葉を使っているか? です。

 

関係性ができている人なら定型文でもOKだと思います。

初めての方へは「なぜあなたへメールしたのか?」「 あなただからお願いした 」という自分が言われたら嬉しい言葉を添えるようにしていきたいと思います。

 

まとめ

 

一文を短く、一読して理解しやすいことを心がけよう!

 

以上、最後までご覧いただきありがとうございました(*^^*)

 

知ることってすごく楽しいですね!

では、また次回お会いしましょう(^_-)-☆

 

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